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市城建委关于加强建设工程电子文件归档管理工
作的通知
【字号: 】   【复制链接】   【转发】   【纠错】   【打印】   【关闭】    2018年12月14日   

鄂州建办发〔201876

 

各建设、施工单位:

为实现我市建设档案数字化管理,建立真实、准确、完整的建设电子档案,保障工程电子档案高效存储和有效开发利用,根据《城市建设档案管理规定》(建设部90号令)、国家标准《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014) 、行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2017) 以及省住房和城乡建设厅《关于加强新形势下城建档案管理工作的通知》(鄂建办〔2018 180)要求,结合我市工作实际情况,现将有关事项通知如下:

一、电子文件是指用计算机技术将文字、图纸等进行转换,并能被计算机读取的扫描件。

二、凡新建、改建和扩建的房屋建筑和市政基础设施工程,建设单位按规定在竣工验收后三个月内向城建档案馆报送一套纸质档案的同时,应当一并报送符合规定的电子文件。建设单位在工程开工前,要将建设工程电子文件的编制纳入工程竣工档案管理,建设单位应督促勘察、设计、施工、监理单位形成完整、准确的电子档案,并负责收集、汇总、移交电子文件工作。

三、市城建档案馆对建设工程电子档案采用离线和在线两种接收方式,现阶段采用离线接收方式。

四、建设工程电子文件形成单位应按照《鄂州市建设工程电子扫描文件质量标准》(附件)做好数字化扫描工作,其归档范围和归档要求等,应按照鄂州市城建档案馆的规定执行。

五、建设工程电子文件的内容必须真实、准确,电子文件形成单位应确保电子文件的归档质量,保证归档的电子文件与纸质文件内容保持一致。

六、建设工程竣工档案实行纸质文件和电子文件“双套制”验收。纸质文件与电子文件验收合格后,方可取得工程档案认可文件。

七、市城建设档案馆应对建设工程电子文件形成单位的归档和管理工作进行监督和指导,并适时组织检查。

八、本通知自二O一九年一月一日起实行。

附件:鄂州市建设工程电子扫描文件质量标准 

 

 

                      鄂州市建委办公室

 20181212

附件

 

鄂州市建设工程电子扫描文件质量标准

 

一、总则

1.1为加快我市建设工程文件的数字化工作进程,规范我市建设工程档案电子文件的接收、保管和利用。结合本市实际,制定本标准。

1. 2本标准适用向鄂州市城建档案馆移交的建设工程文件的数字化处理。

二、建档标准

2.1 建设工程文件应以工程项目为单位统一扫描。

2.2同一年度、同一项目的扫描文件应根据档案扫描文件进馆范围要求分类整理后组成案卷。

2.3同一案卷扫描文件的排序、名称应与相应的纸质文件保持一致,且图像清晰、完整、不偏斜、不失真。

三、格式标准

3.1扫描形成的文件应为以TIFFJPBG格式保存,主要以JPEG格式为主。

3.2工程文件采用A3A4扫描仪,以彩色模式进行扫描;工程竣工图采用A0工程扫描仪,以彩色模式进行扫描。

3.3扫描图纸分辨率应不低于200dpi,文件分辨率不低于300dpi,原则上以扫描后图像清晰、不影响图像的利用效果为准,按1:1的比例进行扫描。

四、质量标准

4.1扫描文件必须是可读文件,且内容完整和有效。存储载体在设备上演示或者检测时应确保运转正常,无病毒。

4.2对一份文件进行分区扫描的,应进行图像拼接处理。对有些展开后在同一面但分左右两页的文本,如建设工程规划许可证、施工许可证等两页要视作一页扫描,以保持文件的完整性。

4.3扫描文件应做适当的修图处理,对图像进行裁边,去除多余的白边,缩小图像文件的容量以节省存储空间。扫描留下的黑迹宽度不得超过0.5厘米,影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则。对方向不正确的图像应该进行旋转还原以符合阅读习惯。

五、存储标准

5.1 A3及以下的,大小不大于2M; A3幅面以上的,大小不大于8M

5.2纸质扫描件存储载体应为一次性写入的档案级光盘,在光盘印刷面应有建设单位、项目名称、建设地点、制作时间等相关内容。(表样)

        

建设电子文件(档案)载体封面

 

项目名称:

建设单位:

施工单位:

工程地址:

编制单位:                  

保管期限:                 编制日期:

文件格式:                     :

六、著录标准

6.1电子档案的著录应按照纸质档案的“工程”、“案卷”、“文件”三级目录进行,并与纸质档案目录一一对应。         

七、电子档案审核与移交

7.1电子档案移交前,市城建档案馆要逐一审核电子文件,保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的相应对应关系。

7.2建设单位所报送的电子档案,应符合要求且能够导入鄂州市城建档案馆《城建档案管理系统》。

7.3建设工程电子档案检验合格后办理交接手续,提交《建设工程电子档案质量保证书》、填写《建设工程档案移交接收检查清单》,交接双方签字、盖章,一式两份,市城建档案馆与建设单位各保存一份。

 


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